Ny lagstiftning som berör dig som leverantör i offentliga upphandlingar. Krav på e-faktura anses generera effektivare och snabbare faktureringsprocesser. Nedan ger Tenders jurist Elin Nilsson en redogörelse för vad lagstiftningen innebär och hur du som leverantör påverkas.

1 april 2019 blir det EU-rättsliga E-faktureringsdirektivet svensk lagstiftning. Den nya lagstiftningen innebär att det blir krav på elektronisk faktura (e-faktura) i offentlig sektor. Lagens bestämmelser ska tillämpas vid alla upphandlingsförfaranden och gälla samtlig upphandlingslagstiftning. Målsättningen med krav på e-fakturor är att skapa en effektivare och snabbare faktureringsprocess med minskade administrativa kostnader. En övergång till att helt tillämpa elektronisk fakturering bedöms därför kunna få positiva samhällsekonomiska effekter.

E-faktura – Vi reder ut begreppet

Vad är då en e-faktura? En e-faktura ska vara utfärdad, skickad och mottagen i ett strukturerat elektroniskt format. Formatet ska göra det möjligt att behandla fakturan automatiskt och elektroniskt. Begreppet elektroniskt strukturerat format är inte definierat i lagstiftningen, men ska anses vara ett brett begrepp och kan t.ex. simpelt endast vara en faktura som skapats i ett elektroniskt format.  En skannad pappersfaktura  kan dock inte anses vara en e- faktura per definition. Enligt den nya lagstiftningen ska e-fakturor skickas enligt den europeiska standarden eller enligt någon annan standard för elektronisk fakturering som avtalats mellan upphandlande myndighet och leverantör.

Vad innebär kravet?

Hur fakturering ska ske anges oftast i de kommersiella villkoren, vilka är en del av upphandlingsdokumenten. I dagsläget syns redan tydliga indikationer på att allt fler upphandlande myndigheter redan nu ställer krav på att fakturering ska ske elektroniskt. Det bör innebära att lagförslaget i sig inte medför någon större skillnad i hur kraven och villkoren i upphandlingsdokumenten som berör fakturering  formuleras. Den stora skillnaden kommer dock, naturligtvis, bli att kravet innebär att fakturering per post och i pappersformat inte accepteras. Kravet på e-faktura gäller dock inte om det finns risk att uppgifter som omfattas av sekretess röjs, eller om det innebär risk för skada i övrigt för säkerhetskänslig verksamhet.

I regeringens proposition 2017/18:153 framkommer att krav på elektronisk fakturering har orsakat oro både hos upphandlande myndigheter och privata aktörer, främst med avseende på konsekvenserna för små företag. Oron har bestått i att kravet på elektronisk fakturering kan orsaka en ökad administration hos avsändaren, som skulle bli särskilt kännbar för de små företagen. Även pappersfakturor medför dock arbete. Det innebär att den eventuella ökningen av administration som elektronisk fakturering medför, jämfört med tidigare, inte borde bli särskilt stor.

Idag har upphandlande myndigheter även en skyldighet att tillhandahålla s.k. leverantörsportaler för de leverantörer som inte själva har möjlighet att skicka e- fakturor från sitt ekonomisystem. Leverantörsportaler är ett webbgränssnitt som kan användas för att skicka e-fakturor och produktkataloger till en kund, eller för att ta emot order som kunden skapar i sitt e-handelssystem. Kravet på att upphandlande myndigheter ska tillhandahålla leverantörsportaler innebär troligtvis att övergången till ett lagstadgat krav på elektronisk fakturering underlättas, framförallt för de små leverantörerna.

Hur förbereder du dig?

För att vinna en upphandling är det alltså en förutsättning att man som leverantör kan fakturera elektroniskt, förutom att i övrigt uppfylla ställda krav i upphandlingsdokumenten. Förberedelse är a och o för att vinna en upphandling. Påbörja ditt arbete redan innan den nya lagen träder i kraft, inrätta ett system för elektronisk fakturering. Systemleverantören för ert ekonomisystem ska kunna hantera e- fakturor enligt rekommendationer från SFTI (Single Face to Industry).  Följ länken nedan för mer information om SFTI.

Single Face to Industry

Kontakta oss!

Hör av dig till oss på Tenders om du har funderingar kring e-fakturor i offentliga upphandlingar!