Vunnen upphandling – vad händer sen?

avtal överens
”Yes! Vi vann, dags att teckna avtal!? Men det där villkoret tänkte vi inte på, kan vi göra något åt saken eller är det försent nu när upphandlingen är klar?”

Vad är det egentligen som händer efter en vunnen upphandling? Efter avtalsspärr, utan att en ansökan om överprövning har inkommit, väntar avtalsskrivning. Det kanske är först nu den vinnande anbudsgivaren riktar sitt fokus mot det avtal som ska skrivas på som har funnits med i upphandlingsdokumenten i form av ett avtalsutkast. Det kanske också är först nu den vinnande anbudsgivaren inser att villkoren i avtalet inte är förenliga med verksamheten eller företagets interna villkor. Sådana villkor kan exempelvis utgöras av en garantitid eller leveranstid som inte går att uppfylla eller ett oskäligt högt vite. Vissa anbudsgivare har kanske noterat dessa villkor tidigare i anbudsprocessen och tänkt att ”dåliga” villkor blir en fråga för förhandlingsbordet. Det finns då skäl att tänka om, för även om avtalsvillkor lagligen får ändras från avtalsutkastet till det signerade avtalet, så är kraven på vilka ändringar som får göras högt ställda.

I lagtext anges det att ändringar av ett kontrakt utan krav på ny upphandling får göras på sex grunder:
– Ändringarna är av mindre värde (förenklat 10 % av avtalets värde).
– Det finns en ändrings- eller optionsklausul och inga övergripande ändringar sker.
– En nödvändig kompletterande beställning måste ske, d.v.s. om en ny upphandling skulle innebära stora besvär.
– Oförutsebara omständigheter infaller.
– En ny leverantör träder in i den ursprungliga leverantörens ställe p.g.a. omstruktureringar i företag.
– Villkoren inte medför väsentliga förändringar av avtalet.

(läs mer hos Upphandlingsmyndigheten)

En enkel regel för att identifiera väsentliga förändringar är att fundera huruvida de ursprungliga villkoren har fått en eventuell anbudslämnare att avstå från att lämna anbud och om ändringarna ger samma resultat. Exempel på sådana villkor skulle kunna vara långa garantitider eller höga viten.

Ställ frågor och försök påverka avtalets villkor

Hur ska man då som anbudslämnare gå tillväga om avtalsvillkoren inte går att möta? Den enkla vägen är att utnyttja den chans man ges att påverka upphandlingen i form av frågor. I de allra flesta upphandlingar ges anbudslämnare en chans att ställa frågor. Det gäller att vara vaksam på under vilken tid frågefönstret är öppet. Det är inte alltid säkert att en upphandlare har särskild branschkunskap och i de fallen kan en anbudslämnare med fördel använda sig av argument som ”Det garantitidsvillkor som finns i avtalsutkastet är inte branschenligt. I branschen är den normala garantitiden 2 år”.

För att säkerställa att frågorna ställs på ett så precist, spetsigt och korrekt sätt som möjligt är det en god idé att samtala med en upphandlingskunnig jurist. Tillsammans kan ni formulera hur det bäst påtalas för upphandlaren att villkoren är oskäliga. Om upphandlaren inte vill ändra villkoren och dessa inte går att möta så får man som anbudsgivare ta sig en funderare. Är det värt att lämna anbud och riskera att fastna i detta avtal i fyra år?

Den svåra eller enkla vägen?

Den svåra vägen är att hoppas att upphandlaren är villig att gå med på ändringar vid förhandlingsbordet och att dessa ändringar är tillåtna. Den vägen är riskabel av två skäl. Det första skälet är att upphandlaren kanske inte alls vill ändra villkoren. Det andra skälet är att ändringarna förmodligen blir otillåtna ändringar och avtalet kan utsättas för rättslig prövning. Vår rekommendation är att man alltid prövar den enkla vägen först.


Vi granskar avtal i den offentliga affären. Kontakta oss om ni behöver hjälp med frågor att ställa till upphandlande myndighet. Tag möjligheten att påverka villkoren i avtalet innan ni skriver på det!